공급자 계약관리
공급자 평가 및 선정과정을 통해 추천되고 나면 공급자와 공식계약을 성사시키기 위한 매우 세부적인 계약자 활동이 시작된다. RFP가 제시되었고 공급자 제안서를 평가했다. 이제 계약 형태를 설정해야 할 시기다.

협상된 계약형태는 공급자 업무수행에 매우 큰 영향을 끼친다. 특히 설계 및 개발활동을 포함한 대형 시스템 컴포넌트 획득 시 더욱 그러하다. 계약협상의 목적은 기술 요구사항 관점, 산출물, 가격, 계약형태, 지급계획 등 가장 유리한 계약을 달성함에 있다. 분명히 계약자와 예정공급자 간에 각각 가용한 대안과 위험을 고려하여 입장을 정리하게 된다.

하나의 극단적인 계약형태는 프로그램 위험이 일차적으로 공급자에게 부여된 확정 고정가격(FFP) 계약형태이다. 다른 극단적 계약형태는 계약자가 모든 위험을 책임지는 비용 추가고정비(CPFF) 계약형태이다. 이 두 가지 극단적인 계약 사이에 수많은 계약형태가 있다. 계약형태 협상은 공급자 성과에 많은 영향을 주기 때문에 매우 중요하다. 또는 주어진 기간에 주어진 요구사항을 충족시키기 위한 시스템을 개발과 생산해야 하는 계약자 활동에 영향을 준다.

대형 하부시스템을 개발할 공급자 성과는 시스템 엔지니어링 목적을 성공적으로 달성하는 데 치명적이다. 나아가 협상된 계약형태에 따른 위험은 SEMP에 기술된 위험관리계획 수립에 영향을 준다. 이를 염두에 두고 시스템 엔지니어는 계약형태 협상뿐만 아니라 협상 프로세스에 영향을 주고 있기 때문에 계약을 잘 이해해야 한다. 고정가격 계약은 대부분의 위험을 공급자가 지기 때문에 까다롭게 통제해야 한다. 엔지니어링 설계가 매우 잘 정의되어야 한다. 만약 변경이 발생하면 이는 매우 비싼 대가를 지급해야 한다.

한편 비용을 추가하는 CPFF나 CPIF 계약은 초기 계약협상 후 변경 발생에 융통성이 있다. 그리고 대부분 위험이 계약자에게 있다. 어느 경우든지 시스템 엔지니어는 다양한 계약형태에 따라 무엇을 할 수 있고 무엇을 할 수 없는지를 구분하고 설계정의 범위를 분명하게 해야 한다.

추가적으로 시스템 엔지니어는 계약협상에 이르는 초기 RFP 준비과정(개발규격 준비, 관리 계획, SOW 등)에 기술 및 비용추정 관점에서 참여해야 한다. 실제 협상이 시작되면 다시 한 번 규격서와 업무수행 기술요소에 관여해야 한다. 협상 프로세스를 통해 업무 범위가 변경될 수 있고 이를 다른 시스템 설계 및 개발에 미치는 영향을 검토한다. 보다 구체적인 이해를 돕기 위해 몇 가지 주요 계약형태를 다음과 같이 요약해서 제시한다.

· 확정(FFP)계약 : 계약자에 의해 공급자 제품이 수락될 때 계약된 금액을 지불하는 법적 동의를 말한다. 계약 이후 공급자의 실제비용이 추가되어도 가격조정이 되지 않는 계약형태이다. 약정된 가격에서 공급자는 모든 재정상의 위험을 감당해야 한다. 이윤은 초기 추정비용, 협상 및 비용통제 능력에 달려 있다. 이러한 계약형태를 적용할 때는 주어진 컴포넌트 설계가 적절한 규격에 의해 매우 잘 설정되어 있는 경우이다.

· 확정상승(Fixed-price-with-escalation)계약 : FFP와 유사한 계약인데 어쩔 수 없는 가격 인상 또는 하락이 발생할 경우 이를 추가해 주는 상승조항을 삽입한 계약형태이다. 이러한 상승 정도를 추정함에 있어서 불확실성이 있을 경우, 상승 한도를 공급자와 함께 설정하고 그 한도까지 계약자가 서로 분할하는 계약형태이다. 설정된 한도 이상의 예기치 못한 비용은 공급자 부담이다.

· 확정인센티브(Fixed-price-incentive)계약 : 불확실한 비용이 있는데 공급자관리와 공급자에게 어느 정도의 인센티브를 제공함으로써 비용감소가 이루어 질 수 있는 경우이다. 목표비용, 최소비용 및 가격한도를 이윤조정 공식에 따라 협상토록 한다. 초기 목표이윤으로부터 이윤조정은 전반적인 비용 성과에 기초하여 이루어진다.

· 확정추가 보상비용(CPFF)계약 : 공급자가 프로젝트와 연관해서 모든 정당한 비용에 대한 상환이 필요한 경우, 비용을 보상하는 계약이다. 예를 들면 추정비용의 10%와 같이 협상 고정 수수료가 업무종결 시 공급자에게 지불한다. 이러한 수수료가 총비용의 일정비율로 결정되어 있을지라도 업무범위와 계약내용이 변경되면 그 비율을 조정할 수 있다. 이는 공급자 측에서 초기 계약 범위를 넘어 요청된 엔지니어링 변경 제안을 계약자가 흔쾌히 수락할 때 적용할 수 있다.

· 확정 추가 인센티브비용(CPIF)계약 : 프로그램에 불확실성이 존재할 경우에 적용하는 계약이다. 불확실한 요소의 달성 결과에 따라 추가된 인센티브와 함께 정당한 비용이 공급자에게 지불된다. 협상 시점에서 일정에 따른 특정 성과측정 개별요소를 식별하여 인센티브 지불방법을 결정한다. 구체적인 협상 내용은 목표비용, 목표 수수료, 최소 및 최고 수수료, 수수료 산정공식 등이다. 계약종료 시 공급자가 달성한 성과가 수수료 지불결정의 기초가 된다. 이러한 계약형태의 적용은 시스템 TPM요소를 획득 항목으로 고려할 경우, 이에 대한 협상을 포함한다.

· 비용 분담(Cost sharing)계약 : 주로 교육기관 및 비영리 기관에 의해 수행되는 연구개발 사업에 적용된다. 이러한 활동은 상호간에 스폰서가 되고 공급자에 대한 배상은 기 결정된 분담계획에 따라 이루어진다. 한편 공급자가 특허, 기술 노하우, 우수 논문 등 기타 이득을 초래할 경우 지불되는 수수료는 없다.

· 시간 및 자재(Time and Material)계약 : 지정된 업무를 달성하기 위하여 실제로 지출된 자재와 서비스에 대한 지불계약이다. 이러한 계약은 업무수행 기간과 범위가 미리 결정할 수 없거나 비용이 추정될 수 없을 때 적용한다. 이러한 사례는 하부계약으로 수행된 연구개발 활동, 유지보수 수리 및 분해검사 서비스 등이다.

· 업무 동의서(Letter Agreement) : 일종의 공급자가 즉시 프로젝트를 수행해야 할 때 이를 시작할 수 있도록 동의를 해 주는 예비계약문서이다. 이러한 문서는 식별된 요청에 빠른 응답을 제공하는 중간수단이다. 협상 후 확정계약을 수행하려면 그 시기를 놓치게 된다. 업무 동의서는 전체적인 가격정보를 포함하고 있지 않지만 과도한 지출을 예방하기 위하여 최고 한도를 설정한다. 이러한 동의문서의 경우, 업무수행을 위해 지출된 모든 경비를 계약자가 배상해야 한다.
 
그림 4는 시스템 설계검토, 주요장비/소프트웨어 설계검토, 최종 설계검토 등 공식 검토시기에 맞추어 성공적인 업무수행 정도에 따라 비용 지불일정을 나타내고 있다.

그림 4. 계약 지불 일정계획 사례

이러한 계약형태와 연관하여 주요사항은 지불일정이다. 언제 공급자에게 성공적인 계약활동 결과에 대한 배상이 이루어 질 것인가? 그리고 예상 지불 금액은 얼마인가? 인센티브 계약의 경우, 어떠한 인센티브/벌과금 계획을 적용하는가? 이러한 사항들은 특히 대형 프로젝트의 경우 매우 중요하다. 

왜냐 하면, 계약자는 특정 예산 사이클에 달려 있고 공급자는 너무 많은 부채가 발생하기 전에 운용비용을 정산해야 하기 때문이다. 따라서 지불 일정계획이 미리 수립되어야 한다. 이러한 특정 설계검토는 공급자 활동과 이를 지불계획과 연계시킴으로써 공급자로 하여금 계약이행을 성공시키기 위한 동기를 부여한다.

만일 인센티브 계약일 경우, 인센티브/벌과금 계획이 지불 일정계획과 함께 수립되어야 한다. 이는 프로젝트 일정과 주어진 시스템 성과 효과에 따라 인센티브와 벌과금에 대한 계획이 수립된다. 앞서 시스템 레벨에서 주어진 TPM이 하부시스템에 할당되거나 공급자 품목에 할당된다. 획득품목에 적용되는 성과측정은 공급자 인센티브/벌과금 계획수립요소로 고려되어도 좋다.

인센티브/벌과금 지불계획을 수립함에 있어서 이는 인센티브 또는 벌과금을 적용해야 하는지를 식별해야 한다. 많은 경우 하나이상의 인자가 다중으로 고려된다. 각 인센티브의 단순합산으로 이를 결정하기가 어렵다. 이는 컴포넌트의 형태와 인센티브가 적용되는 항목의 중요도에 따라 다르다. 

선정된 모든 인센티브 인자의 중요도가 다르기 때문에 각 인자에 대한 ‘중요가치’ 또는 ‘가중치’와 인센티브/벌과금 가치 정도를 추정하는 것이 중요하다. 두 가지 컴포넌트 특성을 포함하고 있는 다중 접근방법 사례가 그림 5에 나타나 있다.

그림 5. 다중 인센티브 및 벌과금 계획 사례

목표 가치는 규격서 요구사항에 기초하여 설정된다.
이는 또한 ‘계약 가치’로 고려해도 좋다. 시험평가 이후 만약 목표가치보다 실제 가치가 향상되고 있다면 인센티브 수수료가 공급자에게 그림 5에 나타난 지정된 시기에 지불된다.

보다 구체적으로 측정된 MTBF가 그림 5의 약 238시간 상한 유의수준을 넘게 되면 주어진 수수료는 계약자에게 20%, 공급자에게 80%로 나누어진다. 역으로 MTBF가 목표보다 떨어지면 지정된 벌과금의 50%를 공급자가 지불해야 한다. 이와 같이 주요 인자에 대한 계약된 인센티브/벌과금이 부과된다.

다양한 계약형태가 있기 때문에 특정 획득활동에 적합한 계약구조를 적용토록 노력해야 한다. 만일 설계 및 개발활동이 공급자에게 주어지는 경우, 고정수수료 추가비용(CPFF)계약이나 인센티브 추가비용(CPIF)계약을 활용하는 것이 바람직하다. 

융통성을 고려할 때 계약자는 공급자가 원하는 시기에 업무를 종료할 수 있도록 보다 까다로운 모니터링과 통제를 해야 한다. 동시에 계약자는 공급자에게 영향을 줄 수 있는 설계변경을 될 수 있는 한 배제해야 한다. 만일 계약자가 공급자 품목에 향상을 제시하거나 업무방향을 변경하게 되면 공급자는 당연히 업무범위에 따른 계약변경을 요청하게 된다.

한편 공급자가 계약 초기에 가격을 줄이기 위해 ‘최소 활동’으로 제안서를 제출하여 낙찰 받았다고 해 보라. 공급자는 동시에 초기 제안서에 포함된 항목을 이후에 추가하거나 변경토록 계획하게 된다. 이러한 변경활동은 개별 엔지니어링 변경제안서(ECP)로 수행되고 궁극적으로 비용이 올라간다. 

이러한 상황에서 시스템 엔지니어는 일반적인 계약방법에 익숙해야 할 뿐만 아니라 제안된 항목, 기술적 접근방안 및 시스템 계층통합방안, 다양한 인터페이스 및 지원 요구사항을 철저하게 숙지해야 한다. 다른 경우로써 추가적인 설계활동이 없거나 잘 정의된 컴포넌트를 획득할 경우를 생각해 보라. 이러한 경우, 확정고정비용(FFP)계약이 적용된다.

한편, 유지보수 및 수리활동과 같은 서비스 성과를 달성하려면 기본적으로 시간과 자재(time and material)계약형태가 유용하다. 최종 계약 항목과 조건(term and condition)을 달성하려면 계약자와 공급자 간 공식협상을 통해 이루어진다.

최종 협상은 일반적으로 요구사항을 토의하기 위하여 주어진 일자에 각 사이드에서 여러 대표자가 함께 모여 보다 단순하게 절충한다. 그러나 상대적으로 큰 하부시스템이나 주요 시스템 컴포넌트일 경우 계약협상절차는 더욱 복잡하다. 보다 공식적인 협상테이블에서 계약자는 공급자 제안서의 기술접근방법, 관리방법 및 가격을 확인하기 위해 공급자에게 질문한다.

기술계통 질문을 통해 제안된 공급자 기술접근 방법이 최선책(설계절충연구결과 참조)인지를 확인한다. 그리고 제안된 품목을 개발 및 생산하기 위하여 경험과 필요한 기술자가 충분한지를 검토한다. 비용에 관해 공급자가 제안한 가격이 공정하고 타당한지를 검토하고 논리적인 비용분석이 이루어졌는지를 확인한다. 공급자 입장에서 초기 협상은 계약자에게 제출한 제안서를 토대로 공급자의 방어 자세에 놓여 있게 된다.

공급자는 계약자에게 철저하고 정직하며 최선의 제안서임을 입증하기 위한 관련문서를 최대한 제시한다. 협상은 일반적으로 양쪽에 전략을 세우고 요청하는 하나의 기술이다. 초기에 협상 위치를 파악하고 회의 일정과 회의 내용을 식별하여 계획을 수립한다. 계약자와 공급자는 서로 누가 협상 장소에 참여할 것인지를 식별한다. 기술 및 행정요원을 포함하여 시스템 엔지니어는 시스템 관련 요구사항에 대한 토의자료를 제시한다. 충돌이 발생하면 짧은 전략회의를 통해 조정하고 상대방의 양해를 구한 다음 최종 협의를 통해 상호동의가 이루어지도록 한다.

이러한 프로세스는 여러 번 반복된다. 때에 따라 많은 시간이 소요된다. 그러나 최종 목표는 계약자와 공급자 간 최종 계약 사인이 이루어지는 것이다.

1. 공급자 모니터링 및 통제
공급자 식별, 승인 및 공식계약과 함께 계약자는 프로그램 협조, 평가, 통제 활동을 수행한다. 이러한 활동이 필요한 이유는 다음과 같다.

· 주어진 시스템에 대하여 공급자 활동량과 제품 및 컴포넌트 수가 광범위하다. 어떠한 경우에는 계획된 개발 및 생산 활동의 50~70%가 공급자 수행활동이다.

· 시스템 획득에 참여하고 있는 공급자가 많을 뿐만 아니라 공급자의 지역적인 분포가 범세계적이다. 수많은 시스템이 환태평양, 유럽, 아프리카, 캐나다, 멕시코, 남아메리카 등 여러 곳에서 만든 컴포넌트를 사용한다. 따라서 시스템 획득 요구사항이 실로 국제적인 커뮤니케이션과 분배 네트워크가 필요하다.

· 상대적으로 대형 시스템 획득 시 상이한 컴포넌트 공급자가 있을 뿐만 아니라 다양한 활동이 필요한 시기에 다른 지점에서 광범위하게 수행된다. 어떤 공급자는 설계 및 개발활동을 수행하고 또 다른 공급자는 제조 및 생산 활동을 하며 또한 일상적인 구매활동을 통해 일반 상용 표준제품을 공급하는 사람도 있다. 시기적으로 단절되거나 연속성이 없는 경우도 있고 장기간 연속성을 유지해야 하는 경우도 있다. 그림 6에 이러한 공급자 프로젝트 활동 사례를 보여주고 있다.

그림 6. 공급자 프로젝트 활동 사례

다양한 공급자와 다양한 지역에서 서로 상이한 기능을 수행하는 환경에서 계약자는 엄청난 도전적인 업무를 수행해야 한다. 공급자의 특정 요구사항이 조심스럽게 개발되어야 하고 초기부터 분명하게 제시되어야 한다. 그리고 그 요구사항이 충족될 수 있는 적절한 계약구조가 형성되어야 한다. 물론 계약형태가 공급자 활동에 알맞게 맞춤화해야 한다. 그림 6에서 공급자 A, C, D, F, G는 부분적인 설계 및 개발활동을 포함한 프로젝트에 참여한다. 이러한 프로젝트는 절충 분석이 수행되고 신뢰성 및 유지보수성 예측 보고서가 준비되며 설계검토 일정이 수립되고 시험평가 기능 등이 수행된다.

앞서 논의된 시스템 엔지니어링 프로세스의 수많은 활동이 공급자 프로그램에 따라 줄어든다. 공급자 프로그램 평가 및 통제에 관하여 계약자는 전반적인 설계검토 프로세스에 공급자 활동을 접목해야 한다. 대형 설계와 개발 프로그램의 경우, 이러한 설계검토가 공급자 설비에서 수행된다. 그 결과는 더 상위레벨 계약자 검토사항에 반영된다. 소형 프로그램의 경우, 검토 프로세스는 검토 프로세스는 공식적인 활동이 아니라 시스템의 더 큰 요소에 통합하여 평가된다.

제조 및 생산 컴포넌트일 경우, 계약자의 주 활동은 검사와 품질관리활동이다. 또한, 상용표준제품도 반드시 통제해야 한다. 결국, 공급자 평가와 통제는 고객에 의해 수행되거나 계약자에게 부과된 프로그램 검토 및 통제활동의 연장선에서 이루어진다. 계약자는 차례로 공급자에게 적합한 요구사항을 부과해야 한다. 

여러 하부 공급자를 지니고 있는 대형 공급자는 이들을 통제해야 한다. 이러한 목적은 (1) 시스템 레벨 요구사항이 하향식으로 적절하게 할당되어 있는지를 확인, (2) 이러한 요구사항에 알맞게 상향식으로 통합되는지를 확인한다. 공급자 활동과 연계된 필요한 절차와 기술검토 등을 포함한 SEMP가 준비되어야 한다.