문서중앙화 솔루션 전문 기업 엠클라우독이 공공기관과 교육 행정 분야를 중심으로 업무 혁신을 본격화하고 있다. 엠클라우독은 문서중앙화 솔루션 ‘클라우독(Cloudoc)’을 통해 자료 관리 효율과 행정 연속성을 동시에 강화하며 공공·교육 분야 디지털 전환을 가속화하고 있다고 13일 밝혔다.

 

최근 한 지방 교육청은 행정 문서 관리 방식의 구조적 개선을 위해 문서중앙화 시범 운영에 돌입했다. 그동안 공공·교육 현장에서는 담당자별로 문서를 개별 저장하는 방식이 일반적이었고, 이로 인해 자료 검색 지연, 중복 파일 발생, 인사이동 시 자료 유실 등 비효율이 반복돼 왔다. 문서중앙화는 이러한 문제를 시스템적으로 해소하는 해법으로 주목받고 있다.

 

클라우독을 도입하면 모든 문서가 표준화된 체계로 중앙 서버에 저장돼 검색과 관리가 간소화된다. 담당자는 이메일이나 개인 PC를 일일이 확인할 필요 없이 필요한 자료를 즉시 조회할 수 있으며, 문서 버전 관리도 자동으로 이뤄진다. 문서 조회와 취합에 소요되던 시간이 크게 줄어들면서, 행정 담당자들이 본연의 업무에 집중할 수 있는 환경이 조성된다.

 

 

인사이동이 잦은 공공기관 특성에 맞춘 ‘자동 인수인계’ 기능도 핵심 강점이다. 담당자가 변경되더라도 모든 업무 문서와 최종본이 서버에 그대로 남아 있어 별도의 파일 전달 과정 없이 업무 연속성이 유지된다. 이는 인수인계 과정에서 발생할 수 있는 자료 누락과 보안 사고를 예방하는 동시에, 행정 공백을 최소화하는 역할을 한다.

 

보안 측면에서도 문서중앙화의 효과는 크다. 클라우독은 문서 생성부터 수정, 폐기까지 전 과정을 기록해 이력 관리가 가능하며, 외부 해킹과 랜섬웨어로부터 문서를 보호한다. 실무자는 항상 최신 문서를 기준으로 협업할 수 있어 업무 정확성과 신뢰도를 동시에 높일 수 있다.

 

엠클라우독은 이미 중앙부처와 전국 지자체, 교육청 등 다양한 공공 레퍼런스를 통해 솔루션의 안정성과 효율성을 검증받았다. 20여 년간 축적한 문서 관리 노하우를 바탕으로 EDMS, DLP, DRM 기능을 통합한 원에이전트 기반 문서중앙화 환경을 제공하고 있으며, AI 기반 지식관리 솔루션 ‘아이독(aidoc)’과 생성형 AI 서비스 ‘아이채터(aichatter)’로 기능 고도화도 이어가고 있다.

 

엠클라우독 관계자는 “문서중앙화는 단순한 저장 방식 변화가 아니라 공공·교육 행정 전반의 업무 방식을 바꾸는 핵심 인프라”라며 “앞으로도 공공 분야 DX를 선도하며, 안전하고 효율적인 행정 환경 구축을 적극 지원하겠다”고 말했다.

 

헬로티 김재황 기자 |