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[RPA 클로즈업] 현대오토에버, PRA 도입 후 이렇게 달라졌다

입력 : 2020.09.29 11:32

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9개팀 19개 과제에 우선적으로 RPA 기술 도입
계약 현황 리스트 취합부터 경력증명서 발급까지 로봇이 해줘

 

[헬로티 = 김동원 기자] 주52시간 근무제가 시행되면서 일하는 방식의 혁신을 원하는 기업이 늘어났다. 단순반복 업무 시간을 줄여 효율적인 업무를 가능하게 하는 RPA 기술을 도입하는 곳이 늘어나고 있다.


RPA는 소프트웨어 로봇이 단순 반복 업무를 수행하는 사무자동화 기술 중 하나이다. 사람이 업무를 수행하는 행동 패턴을 데이터화해서 AI(인공지능)를 통해 학습하고, 조건이 맞으면 로봇이 업무를 자동으로 처리한다.

 

현대오토에버는 업무 절감 효과가 큰 순위로 19개 과제에 RPA를 적용해 4.5명분의 업무량을 RPA가 대체하고, 업무 시간이 감소해 업무 효율성이 증가한 효과를 보았다.


RPA는 업무 생산성을 증가시키고, 고부가가치 사업에 인력을 투입할 수 있어 조직 전체의 효율성을 높여주는 기술이다. RPA를 도입하면 업무 속도가 빨라지고, 인력 운영의 효율화를 가져온다. 로봇 1대가 여러 업무를 수행하기 때문에 제한된 시간과 인력에 유연하게 대응할 수 있다. 또, 사람의 실수를 줄여 업무 정확도와 보안도 강화된다.


현대오토에버는 지난해부터 전사적으로 RPA 기술을 적극적으로 도입했다. 사내에 RPA 추진팀을 만들어 RPA 비즈니스 분석가를 양성하고, RPA 통합 시스템을 적용했다.

 

현대오토에버는 RPA 적용 업무가 가능한 60개의 후보군 중 업무 절감 효과가 큰 순위로 19개 과제를 우선 진행했다. RPA를 우선 도입한 부서는 인사팀, 디지털서비스관리팀, 통합구매실, 인프라기술팀, 그룹웨어기술팀, 전략기획팀 등 9개 팀이다. 결과 4.5명분의 업무량을 RPA 로봇이 대체했고, 업무 시간이 감소해 업무 효율성이 증가했다.

 

계약 현황 리스트 수동 취합은 이제 그만


SI구매팀은 RPA 기술로 계약 현황 리스트를 간단하고 편리하게 관리하고 있다. 이 팀의 대표 업무 중 하나는 계약을 요청할 대상 업체의 리스트를 제작이다. 기존에는 담당자 18명이 매주 리스트를 작성하고, 그 리스트를 한 명이 모아서 취합하고 편집했다. 지금은 RPA 도입 후 로봇이 계약현황 파일을 추출하고, 계약 체결리스트를 작성한다.


작성한 계약 체결 리스트는 구매서버에 파일이 자동으로 저장되고, 담당자에게 메일이 발송된다. 더 이상 담당자가 일일이 리스트를 작성하고, 취합해야 하는 수고를 하지 않아도 되는 것이다. 해당 기술로 인해 SI구매팀은 불필요한 업무가 제거됐고, 업무 프로세스가 단축돼 업무 수행 시간을 줄일 수 있었다. 추가로 사람이 데이터를 잘못 입력하는 오류도 예방했다.

 

 

 

종합상황실 시스템 모니터링도 알아서 척척


경영정보시스템팀은 RPA 기술 적용으로 조기 출근의 부담을 덜었다. 이 팀은 종합상황실 시스템 모니터링을 자동화했다.


로봇이 매일 아침 오전 5시에 발행되는 현대자동차, 기아자동차 레포트의 생산/판매 실적 정보가 제대로 입력됐는지 검증하는 업무를 진행한다. RPA 기술이 도입되기 전에는 담당자가 조기 출근해서 해당 업무를 해야 했다. 전날 마감 데이터를 일일이 점검하고, 시스템을 체크해 오류가 발생하면 시스템 담당자에게 긴급 연락을 취하고, 관련 담당자에게 해당 내용을 전송하는 과정을 거쳐야 했다.


이 팀도 RPA를 적용하면서 달라졌다. 이 모든 과정을 소프트웨어 로봇이 진행한다. 공용서버로 필요한 리포트 자료를 다운받고, 시스템 점검도 자동으로 처리한 후 점검 결과도 담당자에게 이메일로 발송한다. 오류가 발생한 경우, 시스템 담당자가 조치를 취한다. 이전에는 자료 데이터 점검부터 사람의 인력이 필요했다면 지금은 오류 처리에만 인력이 투입된다. 이로 인해 조기출근으로 발생하는 업무 수행 시간, 연간 약 500시간 이상을 절감할 수 있었다.

 

 

 

불법 소프트웨어 사용 예방 및 라이선스 관리


정보기획팀은 RPA 기술로 소프트웨어 라이선스를 효율적으로 관리하고 있다. 정보기획팀에서는 소프트웨어(이하 S/W) 라이선스 관리에 RPA 기술을 도입했다. 그룹웨어 S/W 자산 현황을 확인하고, S/W 신청 만료자 권한을 회수한 뒤, 신규 신청자에게 권한을 부여하는 일을 사람 대신 로봇이 하게 됐다.


RPA를 도입함으로써 그룹웨어 내에 예약된 S/W 자산과 실제 사용 권한을 대조해 불법 소프트웨어 사용을 예방하고 라이선스 관리를 효율적으로 할 수 있게 됐다. 소프트웨어 라이선스 관리 자동화로 인해 연간 462시간의 업무 수행 시간이 절감될 것으로 예상된다. 또 소프트웨어 라이선스 관리 정책도 정립하고, 업무 수행 과정에서 발생하는 실수도 줄어들 것으로 기대된다.

 

 

 

재직/경력증명서 발급도 클릭 한번이면 끝


인사팀은 재직/경력증명서 발급을 자동화해 업무 편의성을 높였다. 지금까지 인사팀은 임직원이 증명서 발급을 신청하면 부서 직원이 엑셀 템플릿에 맞춰 재직증명서를 작성하고, 신청자에게 메일로 발송해왔다.


RPA 기술을 적용한 뒤로는 요청을 받으면 로봇이 재직증명서를 작성하고 PDF로 저장해서 메일 발송까지 처리한다. 로봇이 알아서 발급을 하니 인사팀의 업무도 줄고, 증명서가 필요한 직원도 빠르게 문서를 받아볼 수 있게 됐다. 이 RPA 기술로 연간 180시간 업무 수행 시간이 절감됐고, 사람이 업무 수행 시 발생할 수 있는 오류도 예방하고 있다.

 

 

/김동원 기자(eled@hellot.net)

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