[헬로티]
대부분 기업들은 업무가 눈에 보이지 않아서 개인 간 업무분장이 모호했고 직원들이 무슨 일을 하는지 알 수가 없었다. 또한, 중복과 비효율이 많아도 찾기 어려웠으며 직원 퇴직 시 업무 인수인계가 잘 이루어지지 않아 업무 생산성이 떨어지고 있었다. 아이워드 솔루션은 비정형 업무를 데이터로 분석해서 그동안 경험으로 접근하여 해결하지 못했던 문제들을 근본적으로 해결하는 ‘두인(DoIN)’ 솔루션을 개발했다. 두인(DoIN)은 눈에 보이지 않는 무형의 비정형 회사 업무를 IWOD 분석으로 무형의 업무를 눈에 보이게 하며, 직원 개인별로 매일매일 무엇을 해야 하는지 TO DO 리스트를 자동으로 제공해준다. 지난 9월에 개최된 ‘제4회 스마트 제조 베스트 프랙티스 컨퍼런스’에서 아이워드솔루션 어용일 대표가 TO DO와 연계한 확장형 MES 구축에 대해 강연한 내용을 정리했다.
그림 1. 대부분 기업의 업무처리 모습
그동안 기업들이 MES를 도입해서 많은 효과를 내고 있지만, 한편으로는 활성화가 안 되는 기업도 많다. 중기부에서 발표한 스마트공장 보급사업 성과분석 결과를 보면 스마트공장 도입 후 생산성은 30%, 고용은 4.2% 증가한 낙관적인 수치를 보였다. 그런데 과연 모든 기업이 이러한 도입 효과를 나타냈을까?
실제로 2002년부터 ERP 컨설팅을 필두로 2018년까지 거의 매년 ERP, MES, 스마트공장 컨설팅을 수행해온 경험에 비추어보면, 중소기업은 ERP나 MES를 새로 설치하면 10중 8은 실패한다는 것을 보아왔다.
현장 담당자들의 얘기를 들어보면, IoT 연결로 품질 재고관리 등 일부 업무는 잘 되고 있지만, 전체적으로는 MES를 도입해도 엑셀로 하는 작업자들이 많다고 한다. MES는 잘 구축했다고 하는데, 뭐가 문제인가? 그 이유와 대책에 대해서 살펴보겠다.
MES 뭐가 문제인가
회사에서 직원들이 수행하는 업무는 행동 업무와 데이터 업무로 구성된다. 행동 업무는 조사, 방문, 미팅, 전화, 판단, 보관 등 전산화를 할 수 없는 업무이고, 데이터 업무는 데이터 취합, 계산, 분석 등 데이터로 처리하는 업무이다.
회사의 모든 업무는 행동 업무와 데이터 업무가 혼재되어 흘러간다. 회사에서 MES를 도입한다고 하면, IT 회사 주관으로 가장 먼저 업무 분석을 하게 된다. 업무 분석을 할 때는 업무 담당자들과 많은 미팅을 하게 되는데, 이때 행동 업무와 데이터 업무 모두 분석을 하게 된다.
하지만, IT 회사는 행동 업무는 제외하고 데이터 업무만 잘 정리해서 모듈별로 전산화시키는 것이 일반적이다. 행동 업무는 전산화할 수 없고 데이터 업무는 전산화가 가능하기 때문이다. 그러다 보니 데이터 업무는 전산 시스템을 통해 체계적으로 잘 정리되어 운영되지만, 행동 업무는 관리가 안 된다. 행동 업무는 무형이기 때문에 눈에 보이지 않아, 본인 이외에 다른 사람은 무슨 일을 하는지 알 수가 없다. 따라서 데이터를 늦게 등록하거나 때로는 등록을 하지 않아도 실시간으로 관리할 수 없으니 확인을 바로 할 수 없고, 나중에 문제가 발생했을 때는 이미 늦는다.
또 한 가지 문제는 직원이 퇴직을 하면 업무 인수인계가 잘 되지 않는다. 업무 인수인계가 제대로 이루어지지 않기 때문에 담당 직원이 퇴직하게 되면 MES 운영에 영향을 주게 되어 며칠간 혼란에 빠지게 된다.
전산시스템에 데이터가 저장되는 과정을 살펴보면, 데이터 생성, 데이터 등록 그리고 데이터 저장 및 활용으로 이루어진다. MES는 데이터를 체계적으로 저장하고 활용하는 마지막 단계 결과를 저장하는 시스템이다.
모든 시스템에서 데이터를 저장하기 위해서는 데이터를 생성하고 등록하는 부분이 먼저 선행되어야 한다. 즉, 데이터 생성은 회사 업무 구조에 해당하는 △전산 업무 프로세스 정립 △업무별 프로세스 정립 △부서 간 연결고리 명확화 △데이터 흐름 체계적 정의 △업무 전후 관계 명확화 등이 되어야 제대로 데이터가 생성되며, 데이터 등록은 △명확한 업무분장 △담당자 지정 △주기(때, 시간 등) 지정 △퇴직 시 인수인계 △등록여부 확인 등 담당자 역할로써 실시간으로 이루어져야 제대로 등록이 된다.
결국 MES는 데이터 생성과 데이터 등록을 거쳐 운영이 되는데, MES를 구축하는 IT 회사는 자신들은 MES 시스템을 구축할 뿐이고 데이터를 생성하는 업무와 데이터 등록에 담당자를 지정하는 일은 고객사의 일로 간주한다. 전산시스템은 ‘Nothing In Nothing Out’, 즉 데이터가 등록이 안 되면 아무 것도 되지 않는다. 그런데 고객사는 데이터 생성 업무나 데이터 등록 담당자 지정에 관한 것은 제대로 준비가 되어 있지 않다.
대부분 고객사들은 아무런 준비를 하지 않아도 MES를 도입하면 모든 것이 잘 될 거라고 생각한다. 실제로 IT 회사는 MES를 구축하면 모든 것이 해결되어 업무가 제대로 처리될 거라고 말하기도 한다. 과연 그럴까. 결론부터 말하면, MES를 아무리 잘 구축해도 데이터 생성과 등록이 제대로 되지 않으면 MES는 결코 활성화되지 않는다.
지난 20여 년간 기업 컨설팅을 통해 들여다 본 기업의 업무처리 모습을 예로 들어보겠다. 대부분 기업들은 업무가 눈에 보이지 않아서 개인 간 업무분장이 모호했고 직원들이 무슨 일을 하는지 알 수가 없었다. 또한, 중복과 비효율이 많아도 찾기 어려웠으며 직원이 퇴직 시 업무 인수인계가 잘 이루어지지 않아 업무 생산성이 떨어지고 있었다.
기업들은 그동안 데이터 없이 경험에 의존하여 해결하려고 했지만, 문제가 계속 반복될 뿐 근본적인 문제해결을 하지 못하고 있었다. 그래서 아이워드솔루션에서는 무형의 비정형 업무를 ‘IWOD’로 분해해서 데이터화 하는 기술을 개발했다.
그림 2. IWOD의 개념도
확장형 MES란
사실 업무가 눈에 보이지 않아 제멋대로 하는 것 같지만, 직원들은 ‘인풋(Input)을 받아 작업을 하고 결과물(Output)을 내며 이를 다른 사람에게 전달(Doing)’하는 방식으로 규칙적으로 일을 하고 있다. 즉, 일이란 인풋을 받아 아웃풋을 내는 일련의 과정이다.
제조업인 경우 주문서부터 발주, 생산, 출하, 마감까지 업무가 Doing으로 연결되어 있다. 사무실인 경우는 네트워크로 연결되어 일을 하는데, 그 네트워크 연결이 바로 Doing이다. 이런 과정을 통해서 일은 단순히 결과물을 내는 IWO(Input, Work, Output)가 아닌 결과물을 다른 사람에게 연결하는 Doing이 추가되어 ‘IWOD’로 구성되어 있다는 사실을 알게 됐다.
아이워드솔루션은 비정형 업무를 데이터로 분석해서 그동안 경험으로 접근하여 해결하지 못했던 문제들을 근본적으로 해결하는 ‘두인(DoIN)’ 솔루션을 개발했다.
두인(DoIN)은 눈에 보이지 않는 무형의 비정형 회사 업무를 IWOD 분석으로 무형의 업무를 눈에 보이게 하며, 업무별 데이터에 담당자를 지정해서 개인별로 업무 분장과 해야 할 일을 정확히 정의하여 직원들이 출근하면 개인별로 매일매일 무엇을 해야 하는지 TO DO 리스트를 자동으로 제공해주는 솔루션이다.
기존 MES는 전산에 데이터를 등록하기 위해서 해당 시스템에 들어가 여러 가지 메뉴를 찾아서 등록해야 했다. 그러다 보니 메뉴 구성을 알아야 했고 등록 메뉴가 어디에 있는지 교육을 받아야만 했다. 반면 확장형 MES는 MES를 찾아가서 등록하는 것이 아니라 ‘오늘 할 일(TO DO)’을 클릭하면 해당 MES 메뉴가 자동으로 나타나는 온디맨드 방식이다.
확장형 MES는 MES를 활성화시키는 요인을 추출하고 이를 전산시스템으로 개발(DoIN)하여 MES에 연결 적용했다. MES 활성화에 꼭 필요한 데이터 생성과 등록 구조 체계화의 6가지 포인트로는 다음과 같다.
첫째, 전사 업무를 데이터로 분석하여 업무 흐름을 Doing으로 연결했다. 둘째, IWOD 분석을 통해 데이터 생성 업무를 체계화했다. 셋째, 데이터 등록 담당자의 업무분장을 데이터에 의해 명확히 지정했다. 넷째, 데이터 등록을 업무의 일환으로 내재화했다. 다섯째, 담당자가 바뀌는 경우 자동으로 업무 인수인계가 되도록 했다. 여섯째, 데이터 등록, 인수인계 등 운영 내용이 관리자에게 실시간으로 모니터링 되도록 했다.
이러한 과정을 두인(DoIN) 솔루션에 녹여서 MES 시스템으로 연결하는 확장형 MES를 만들었다.
두인(DoIN) 솔루션을 활용하면 전산시스템 앞 단의 업무가 체계적으로 정립되기 때문에 MES가 활성화될 수 있다. 즉, 직원들이 출근하면 개인별로 행동 업무와 데이터 업무가 오늘 할 일(TO DO) 형태로 자동으로 나타난다. 행동 업무는 직접 처리하고 데이터 업무는 TO DO를 클릭하면 MES나 ERP, KPI 등 기타 전산시스템으로 직접 연결하여 업무를 처리할 수 있다.
그림 3. 확장형 MES는 MES를 활성화시키는 요인을 추출하고 이를 전산시스템으로 개발(DoIN)하여 MES에 연결 적용된다.
MES 활성화 위한 과제
향후 MES가 더욱 활성화되기 위해서는 MES의 ‘수직개선+수평개선’으로 확장하여 업그레이드할 필요가 있다.
MES 활성화를 위해 IT 회사들이 노력을 하고 있지만, 대부분 수직개선만 하고 있다. 그러다 보니 시스템만 자꾸 고도화되고 있는 상황이다. 업무 행동, 즉 데이터 생성과 데이터 등록업무를 지금처럼 MES와 별개로 개발하면 MES는 활성화되지 않는다.
MES에 대한 수직개선만 할 게 아니라 고객사에 데이터 생성과 데이터 등록구조를 체계화시킬 수 있는 수평개선도 함께 해줘야 한다. 그랬을 때 진정한 MES 활성화가 이루진다.
